Diberdayakan oleh Blogger.
RSS

ETIKA SEKRETARIS




Sekretaris perlu mengetahui beberapa sikap etis (santun) dalam berhubungan kerja di kantor maupun kehidupan di masyarakat. Beberapa contoh tindakan etis, antara lain:
1.      Membina hubungan yang pernah dijalin. Dalam dunia bisnis berkenalan merupakan momen yang berharga untuk menjalin hubungan kerjasama. Pemikiran jalinan hubungan tidak berhenti sesaat namun bisa ditindaklanjuti dengan kerjasama yang memungkinkan.
2.      Membangun kepercayaan, yakni dengan selalu bersikap baik, santun dan berperilaku yang baik/simpati sehingga pihak lain akan mempunyai penilaian tersendiri.
3.      Bersikap tegas dalam mengambil keputusan. Dibutuhkan sikap yang optimis dan antusias dalam kesempatan pengambilan keputusan.
4.      Menjaga suasana formal, artinya meskipun hubungan pribadi antara sekretaris dengan para pegawai atau kepada pimpinan sudah sangat dekat, namun dalam aktivitas di kantor atau kerjasama di kantor harus tetap menjaga suasana formal.
5.      Dalam bekerja sekretaris harus dapat menjunjung tinggi profesinya dan menghormaati Kode Etik Sekretaris.
Berkaitan dengan etika yang harus diperhatikan dalam kantor, seorang sekretaris perlu memahami tata tertib/peraturan tak tertulis dalam organisasi. Kepekaan terhadap aturan tidak tertulis tidak sulit, asal bisa mengamati atau mengenali keadaan yang terjadi dalam kantor. Sebab peraturan itu berlaku umum artinya tidak hanya individu tertentu. Beberapa hal diantaranya :
1.      Apabila secara sengaja/tidak sengaja membuka almari atau laci untuk mencari berkas atau lainnya maka usahakan untuk menutup kembali.
2.      Jika meminjam sesuatu barang milik kantor atau teman maka segera kembalikan. Sebab teman anda yang dipinjami akan teringat terus akan kepribadian anda apabila barang yang dipinjam tidak/lupa dikembalikan.
3.      Kalau memindahkan barang tertentu, misalnya diperlukan maka kembalikan pada tempatnya. Sering seseorang menggunakan fasilitas kantor (penghapus, penggaris, stepler, gunting,dll) setelah selesai memakai tidak dikembalikan pada tempatnya baik itu disengaja ataupun tidak.
4.      Apabila kita mengerjakan sesuatu di kantor dan kellihatankotor maka bersihkanlah kembali. Hal ini juga sering tidak terpikirkan oleh pegawai karena beranggapan ada bagian bersih-bersih padahal kalau hal itu kita yang mengerjakan akan mendapat penilaian plus terhadap pribadi.
5.      Apabila terjadi persoalan maka selesaikan, jangan membiarkannya berlarut-larut. Mintalah maaf kalau ternyata salah.
Ciri-ciri pribadi sekretaris sesuai dengan etika profesinya, seorang sekretaris perlu memiliki sikap sebagai berikut:
1.      Mau menyelami perasaan orang lain dan tidak egoistis.
2.      Mau berbagi perasaan dan tenggang rasa.
3.      Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain.
4.      Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya dan penilaian itu diambil segi positifnya.
5.      Mau memaafkan kesalahan orang lain dan mengakui kesalahan yang diperbuatnya.
6.      Menghindarkan diri atas perbuatan yang tercela, misalnya: senang mengumpat, senang mencaci maki, senang mengobrol, gosip, mengeluh dan bentuk-bentuk lain yang kurang terpuji.
7.       Sanggup dan mampu menahan diri apabila dihadapkan pada hal-hal yang menyebabkan marah.
8.      Sabar dan bijaksana dalam menghadapi segala persoalan dan mampu mengatasi persoalan tanpa merugikan orang lain.
9.      Dapat menyesuaikan diri dengan segala situasi serta menempatkan diri sehingga orang lain menaruh hormat.
10.  Selalu memberikan saran yang positif dan selalu memperhatikan kepentingan orang lain.
11.  Mampu menciptakan suasana yang menggembirakan dalam pergaulan serta tidak memberi celaan dalam bentuk apapun.
12.  Merasa senang atas keberhasilan dan keberuntungan orang lain dengan memberi salam dan menyampaikan ucapan “proficiat” atau “selamat”.
13.  Mengetahui aturan sopan santun dan selalu menghormati pendapat dan kepentingan orang lain.
14.  Berpikir sehat dan selalu menunjukkan kesungguhan.

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

KEPEMIMPINAN


A.     Pengertian Kepemimpinan
Keberhasilan maupun kegagalan dari suatu organisasi , apakah perusahaan, lembaga pemerintah, rumah sakit, maupun organisasi sosial lainnya, akan selalu dikaitkan dengan pemimpin dari organisasi tersebut. Dengan kata lain kepemimpinan merupakan unsur kunci dalam menentukan efektivitas maupun tingkat produktivitas suatu organisasi. Banyak definisi kepemimpinan yang dikemukakan para ahli, beberapa diantaranya dapat dikemukakan sebagai berikut :
1.      Ordway Tead (dalam Kartini Kartono, 1994:49)
Kepemimpinan adalah kegiatan mempengaruhi orang-orang agar mereka mau bekerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
2.      George R. Terry (dalam Kartini Kartono, 1994:49)
Kepemimpinan adalah kegiatan mempengaruhi orang-orang agar mereka suka berusaha mencapai tujuan-tujuan kelompok.
3.      K. Hemphill (dalam M. Thoha, 1996:227)
Kepemimpinan adalah suatu inisiatif untuk bertindak yang menghasilkan suatu pola yang konsisten dalam rangka mencari jalan pemecahan dari suatu persoalan bersama.
4.      Prof. Kimball Young (dalam Kartini Kartono, 1994:50)
Kepemimpinan adalah bentuk dominasi didasari kemauan pribadi yang sanggup mendorong atau mengajak orang lain unuk berbuat sesuatu, berdasarkan akseptasi atau penerimaan oleh kelompoknya dan memiliki keahlian khusus yang tepat bagi situasi khusus.
5.      Stoner
Kepemimpinan adalah suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya.
Dari berbagai definisi tersebut, dapat ditarik suatu pengertian bahwa kepemimpinan merupakan kemampuan seseorang untuk mempengaruhi, menggeakkan, dan mengarahkan tingkah laku orang lain atau kelompok untuk mencapai tujuan kelompok dalam situasi tertentu.
B.     Latar belakang Teori Kepemimpinan
Latar Belakang Teori sifat bertolak dari dasar pemikiran bahwa, keberhasilan seorang pemimpin ditentukan oleh sifat-sifat, perangai atau ciri-ciri yang dimiliki oleh pemimpin itu. Sifat-sifat tersebut dapat berupa sifat fisik, dan dapat pula sifat psikologis. Atas dasar pemikiran tersebut timbul anggapan bahwa untuk menjadi seorang pemimpin yang berhasil, sangat ditentukan kemampuan pribadi pemimpin. Dan kemampuan pribadi yang dimaksud  ialah kualitas seseorang dengan berbagai macam sifat-sifat, perangai atau ciri-ciri didalamnya.
Teori Kepempinan adalah  penggeneralisasian satu seri perilaku pemimpin dan konsep-konsep kepemimpinannya, dengan menonjolkan latar belakang histories, sebab musabab timbulnya kepemimpinan, persyaratan menjadi pemimpin, sifat-sifat utama pemimpin, tugas pokok dan fungsinya, serta etika profesi kepemimpinan.
Teori Sifat Kepemimpinan, juga disebut Traith Theory. Teori sifat ini beracu terhadap pandangan sifat-sifat, watak-watak dan karakter yang dimiliki oleh seorang individu. Sifat merupakan bawaan yang mempengaruhi segala tingkah laku, perbuatan serta tindakan dalam mengambil suatu keputusan. Dengan demikian penganut teori sifat ini memandang pentingnya sifat manusia dalam kepemimpinan.
Seperti yang dikatakan para pendukung teori sifat bahwa munculnya teori ini diperkuat dengan adanya asumsi-asumsi dasar sebagai berikut :
1.      Setiap individu memiliki watak atau sifat yang melekat pada dirinya.
2.      Sifat-sifat individu tersebut dapat mempengaruhi image orang lain atas individu tersebut.
3.      Keberhasilan seorang pemimpin ditentukan oleh sifat, perangai, ciri yang dimiliki oleh pemimpin tersebut.  
Dengan sifat yang melekat pada seorang pemimpin akan menimbulkan pandangan atau kesan pada bawahan bahwa seorang pemimpin tersebut mempunyai sifat yang baik sehingga menimbulkan kesan yang positif, dan sebaliknya sifat yang buruk dari seorang pemimpin menimbulkan kesan yang tidak baik dimata bawahannya. Pandangan yang muncul selain membentuk presepsi bawahan tentang pemimpinnya, juga akan mempengaruhi respon bawahan terhadap sikap, tindakan dan keputusan pemimpin. Apabila pandangan yang terbentuk positif kemungkinan besar maka respon bawahannya juga positif. Sifat positif seorang pemimpin juga akan menjadi contoh dan akan diikuti oleh bawahan, sehingga apa yang diperintahkan oleh pemimpin akan dilakukan oleh bawahan sehingga tugas tugas dapat berjalan secara lancar dan tercapai tujuannya. 
C.     Pendapat para ahli mengenai Teori Sifat Kepemimpinan
Mengenai sifat atau disebut dengan kata lain perangai itu sendiri ada berbagai macam pendapat menurut para ahli. Pendapat dari tokoh-tokoh pendukung tersebut diantaranya :
1.      Ordway Tead
Ada sepuluh macam sifat atau perangai yang harus dimiliki seorang pemimpin, yaitu:
a.       Energi jasmani dan rohani (physical and nervous energy).
b.      Kepastian akan maksud dan arah tujuan (a sense of purpose and direction).
c.       Antusiasme atau perhatian yang besar (anthusiasm).
d.      Ramah tamah, penuh rasa persahabatan dan ketulusan hati (friendlieness and effecticeness).
e.       Integritas atau pribadi yang bulat (integrity).
f.        Kecakapan teknis (technical mastery).
g.       Mudah mengambil keputusan (decisioness).
h.       Cerdas (intelligence).
i.         Kecakapan mengajar (teaching skill).
j.        Kesetiaan (faith).
Sifat-sifat tersebut untuk para pemimpin pada umumnya, tetapi pada prakteknya kesepuluh sifat tersebut tidak harus bersama-sama dimiliki oleh seorang pemimpin melainkan sangat bergantung pada tingkat kondisi dari pengikutnya

2.      John D. Millet
Ada empat sifat yang perlu dimiliki oleh seorang pemimpin, yaitu :
a.       Kemampuan melihat organisasi sebagai satu keseluruhan (the ability to see an enterprise as a whole)
b.      Kemampuan mengambil keputusan – keputusan (the ability to make decision)
c.       Kemampuan melimpahkan atau mendelegasikan wewenang (the ability to delegate authority)
d.      Kemampuan menanamkan kesetiaan (the ability to comand loyality).

3.      Keith Davis
Dalam bukunya yang berjudul Human Behavior at Work : Human relations and Organizational Behavior, Davis mengemukakan empat macam kelebihan-kelebihan sifat-sifat yang perlu dimiliki oleh pemimpin, yaitu :
a.       Intelegensia (intelligence)
Memiliki kecerdasan yang lebih tinggi daripada bawahannya.
b.      Kematangan dan keluasan pandangan social (social maturity and breadth).
Pemimpin harus lebih matang dan lebih luas dalam hal yang berkaitan dengan kemasyarakatan sehingga mudah mengendalikan keadaan, kerja sama sosial, serta mempunyai keyakinan dan kepercayaan pada diri sendiri.
c.       Mempunyai motivasi dan keinginan berprestasi yang datang dari dalam (inner motivation and achievement desires).
Pemimpin diharapkan harus selalu mempunyai dorongan yang besar untuk dapat menyelesaikan sesuatu.
d.      Mempunyai kemampuan mengadakan hubungan antar manusia (human relations attitudes).
Pemimpin harus selalu lebih mengetahui terhadap bawahannya, sebab dalam kehidupan organisasi diperlukan adanya kerja sama atau saling ketergantungan antara anggota-anggota kelompok. Pemimpin perlu berorientasi pada bawahan.

4.      Chester I Barnard
Ada dua sifat utama yang perlu dimiliki pemimpin, yaitu :
a.       Sifat-sifat pribadi yang meliputi : fisik, kecakapan (skill), teknologi (technology), daya tanggap (perception), pengetahuan (perception), daya ingat (memory), imajinasi (imagination).
b.      Sifat-sifat pribadi yang mempunyai watak yang lebih subjektif, yaitu keunggulan seorang pemimpin di dalam : keyakinan (determination), ketekunan (persistence), daya tahan (endurance), keberanian (courage).

5.      Ralph Stogdill
Berdasarkan penelitian Stogdill ada dua periode penelitian yaitu periode 1904-1947 dan periode 1948-1970 , yaitu :
a.       Periode 1904-1947
Dalam tahap ini, kepemimpinan ditandai dengan berbagai sifat yang meliputi :  usia (chronological age); Tinggi badan (height); berat badan (weight); gejala fisik, energi, kesehatan; penampilan (apperence); kemampuan berbicara (fluency of speak); scholarship; pengetahuan (knowlwdge); kemampuan menilai dan mengambil keputusan (judgement and decision); kawasan (insight), keaslian; kemampuan menyesuaikan (adaptability); introvers dan extrovers (introversion – extraversion); berbagai keunggulan (dominance); inisiatif, tekun, semangat (initiative, persistence, ambition); tanggung jawab (responsibility); harga diri dan keyakinan (integrity and conviction); percaya pada diri sendiri (self confidence); pengendalian diri, optimis (mood controle, mood optimission); pengendalian emosi (emotional control); social and economic status; aktivitas sosial dan mobilitas (social activity and mobility); kegiatan olah raga (biosocial activity); kecakaan bergaul (social skill); ketenaran, wibawa (popularity, prestige); kerja sama (cooperation).
Kemudian Sifat-sifat di atas dikelompokkan ke dalam komponen pokok :
1)      Capacity, meliputi kecerdasan (intelligence), kewaspadaan (alertness), kemampuan berbicara (verbal facility), keslian (originality), dan kemampuan menilai (judgement).
2)      Achievement, meliputi gelar kesarjanaan (scholarship), pengetahuan (knowledge), keberhasilan dalam olah raga (athletic accomplishment).
3)      Responsibility, meliputi berdikari (independability, iisiatif, ketekunan (persistence), agresif (aggressiveness), percaya pada diri sendiri (self confidence), keinginan untuk unggul (desire to exel).
4)      Participation, meliputi aktif, kemampuan bergaul (social ability), kerja sama (cooperation), mudah menyesuaikan diri (adaptability), humor.
5)      Status, meliputi kedudukan sosial ekonomi (social economic position), ketenaran (popularity).
b.      Periode 1948-1970
Pada tahap ini ada banyak variabel yang dikelompokkan menjadi komponen pokok sebagai berikut :
1)      Physical characteristics (cirri-ciri fisik) : activity, energy (aktivitas, kekuatan), age (usia), appearance, grooming (penampilan, kerapihan), height (tinggi badan), weight (berat badan)
2)      Social background (latar belakang sosial) : education (pendidikan), social status (atatus sosial), mobility (mobilitas).
3)      Intellegence and ability (kecerdasan dan kecakapan) : intelligence judgement, decisiveness (kemampuan menilai, pengambilan keputusan), knowledge.
4)      Personalty (kepribadian), adaptability (penyesuaian diri), adjustment, normality (penyesuaian diri, biasa), aggressiveness, assertiveness, alertness (ketekunan), ascendance, dominance (pengaruh, keunggulan), emotional balance, control (penguasaan emosi, pengendalian), anthusiasm, extroversion, independence, nonconformity (kebebasan, ketidakserasian), objectivity, though-mindedness, originality, creativity, personal integrity, ethical conduct, resourcefulness (banyak akal budinya), self confidence, strongth of conviction (kuat pendirian), tolerance of stress.
5)      Task related characteristic (ciri-ciri yang berorientasi pada tugas) : achievement drive, desire to excel (dorongan berprestasi, unggul), drive for responsibility (dorongan bertanggung jawab), enterprise, initiative (kepelaporan, inisiatif), persistence against (tangguh menghadapi halangan), responsible in pursuit of objectives (bertanggung jawab dalam mencapai tujuan), task orientation (berorientasi pada tugas).
6)      Social characteristic (semangat kerja sama) : ability to enlist cooperative (kesanggupan untuk memperoleh kerja sama), administrative ability, attractiveness (daya tarik), cooperative nurturance (berjiwa mengasuh), popularity, prestige, sociability, interpersonal skills (kemampuan bekerja sama, kecakapan saling berhubungan) social participation, tact, diplomacy.
6.      Empu Prapanca dan Ruslan Abdulgani
Para pendahulu kita sesungguhnya telah mewariskan nilai-nilai kepemimpnan yang sangat tinggi dan mulia. Di dalam ajarannya terkandung nilai-nilai moral yang lebih awal harus ditanamkan sehingga akan mendarah daging dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan berbangsa dan bernegara. Ada tiga alasan prinsip :
a.       Nilai-nilai moral yang mencerminkan berbagai petunjuk, nasihat, pengendalian diri, kewajiban, dan sebagainya pada hakikatnya bersumber dari nilai-nilai Pancasila.
b.      Ajaran kepemimpinan “keteladanan” menempatkan pemimpin sebagai tokoh panutan yang ucapan, perilaku dan tindakannya selalu dijadikan contoh, daya penggerak bagi bawahan dan lingkungannya.
c.       Bila pemimpin sudah menguasai secara baik nilai-nilai kepemimpinan yang diwariskan nenek moyang, sama hakikatnya mereka telah memiliki benteng yang dapat diandalkan untuk menghadapi infilterasi, nilai-nilai ajaran kepemimpinan dunia luar yang bertentangan dengan kepribadian.
Selain itu, menurut Ruslan Abdul Gani, yaitu Seorang pemimpin harus mempunyai kelebihan dari yang dipimpin. Dengan adanya kelebihan, kewibawaan seseorang akan selalu dapat dipertahankan, sehingga ketaatan dari bawahan dapat terpelihara.
Kelebihan-kelebihan tersebut meliputi empat hal, yaitu :
a.       Moral dan Akhlak
b.      Jiwa dan Semangat
c.       Ketajaman intelek dan persepsi
d.      Ketekunan dan keuletan jasmaniah

D.    Kelemahan-kelemahan Teori Sifat dalam Kepemimpinan
Teori yang dikemukakan di atas disamping mendapat pertentangan dari berbagai pihak, dalam prakteknya mempunyai kelemahan yang sulit dipraktekkan. Kelemahan tersebut antara lain :
1.      Diantara para pendukung teori tersebut tidak ada kekompakan sehingga timbul berbagai pendapat diantara para pendukung teori tersebut.
2.      Teori sifat terlalu bersifat deskriptif, tidak mempunyai analisis bagaimana sifat-sifat itu kaitannya dengan keberhasilan seorang pemimpin.
3.      Tidak selalu ada relevansi antara-antara sifat yang dianggap unggul tersebut dengan efektivitas kepemimpinan.
4.      Terlalu sulit untuk menentukan dan mengukur masing-masing sifat yang berbeda-beda satu dengan yang lain.
5.      Situasi dan kondisi tertentu dimana kepemimpinan dilaksanakan, memerlukan sifat pemimpin yang tertentu pula.



  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS