Diberdayakan oleh Blogger.
RSS

CARA SEKRETARIS BERKOMUNIKASI YANG EFEKTIF MELALUI TELEPON



A.    Pendahuluan
Salah satu tugas seorang sekretaris adalah berkomunikasi melalui telepon. Seorang sekretaris harus ramah terhadap pelanggan supaya mendapatkan kesan yang baik bagi pelanggan. Kesan yang baik terhadap suatu perusahaan didapatkan dari bagaimana seseorang customer/pelanggan mendapatkan perlakuan atau pelayanan dari tiap-tiap anggota perusahaan tersebut dalam berbagai  kesempatan. Penampilan yang menarik, tanggapan, atau sikap tubuh yang positif sangat berpengaruh dalam menggambarkan keadaan suatu perusahaan.
Bila seorang sekretaris menyapa seorang tamu, kesan yang mereka dapatkan dengan mudah diperoleh melalui sikap tubuh, sopan santun, dan penampilan kita. Tidak demikian bila kita mempergunakan telepon untuk berkomunikasi. Wujud fisik atau penampilan kita tidak terlihat. Kesan si penelepon terhadap kita khususnya, dan perusahaan pada umumnya, semata-mata didapat dari suara, apakah riang, penuh perhatian, atau membosankan, menyakitkan. Suara yang dipancarkan sekretaris pancarkan dapat menciptakan lukisan atau image yang sangat luas, baik tentang sekretaris maupun perusahaan yang dibawa.
B.     Menciptakan Kesan yang Baik dengan Telepon
Kesan yang timbul dari suara dalam telepon sangat luas. Kepribadian seseorang akan jelas tercermin dari bagaimana ia mengatakan sesuatu. Untuk itu, apabila dalam menelepon suara harus terlihat menyenangkan, ramah tamah, bersahabat, dan penuh perhatian seperti halnya bertemu langsung dengan penelepon. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berbicara mengguanakan telepon, yaitu:
1.      Telepon yang berdering pada saat sibuk kerap membuat jengkel. Jangan biarkan emosi yang bicara, terimalah telepon dengan tenang.
2.      Berikanlah perhatian sepenuhnya pada saat anda mengangkat telepon.
3.      Jangan menerima telepon sambil berbicara dengan orang ketiga ataupun sambil merokok,bahkan makan.
4.      Biasakan selalu tersenyum pada saat menelepon, karena itu membuat kesan lebih ramah dan sopan.
5.      Bicaralah dengan gaya bicara yang wajar.
6.      Berbicaralah dengan kecepatan normal, langsung dihadapan transmitter.
7.      Berhati-hatilah dalam berbicara, agar nada kesal, tidak sabar tidak kentara pada suara.
8.      Pergunakan kalimat yang jelas dan sistematis.
C.     Cara Menerima Telepon
Ada beberapa cara yang harus dilakukan dalam menerima telepon, yaitu :
1.      Segeralah mengangkat telepon apabila telepon berdering.
Bersikap bijaksana untuk selalu menganggap bahwa semua telepon yang masuk adalah penting. Usahakan tidak membiarkan telepon berdering terlalu lama sebab telepon yang terus menerus berdering akan menjadi sumber suara yang bising dan dapat mengganggu ketenangan pimpinan.
2.      Sekretaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan telepon itu.
Gerakan kedua tangan harus spontan dan sinkron, tangan kiri untuk  mengangkat telepon dan tangan kanan mengambil bolpen/pensil untuk mencatat.
3.      Identifikasi diri
Apabila ada telepon langsung dari luar perusahaan, maka sebutkan nama perusahaan, nama pimpinan atau nama perusahaan. Apabila telepon merupakan sambungan dari operator, sebutkan nama departemen/bagian atau nama anda, dan jangan lupa beri salam.
4.      Tanyakan Identitas penelepon
Biasanya seseorang yang menelepon langsung menanyakan orang yang ingin ditemui. Sekretaris harus menanyakan identitas penelepon. Apabila penelepon sudah menyebutkan namanya, tulis supaya tidak lupa dan membuat anda harus bertanya lagi.
5.      Memilih telepon yang masuk
Apabila penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya terlebih dahulu. Pimpinan mungkin meminta agar sekretaris pandai menyaring semua telepon yang masuk. Untuk dapat mengurangi kesibukan pimpinan dalam menerima telepon, sekretaris harus dapat memilih siapa yang harus diterima oleh pimpinan, dan mana yang dapat ditangani oleh pejabat dibawahnya.
6.      Mengakhiri telepon masuk
Tutuplah pembicaraan dengan kalimat yang sopan. Akhiri pembicaraan dengan permintaan maaf, tetapi biarkan penelepon yang menutup gagang telepon terlebih dahulu.
D.    Cara Menelepon
Gunakanlah waktu untuk menelepon dengan sebaik-baiknya. Pembicaraan yang berkepanjangan, berarti pemakaian pulsa telepon lebih banyak dan pada akhirnya biaya telepon yang tinggi. Berikut dijelaskan tata cara menelepon, yaitu:
1.      Rencanakan terlebih dahulu apa tujuan menelepon
Bila ingin menelepon, harus mengetahui terlebih dahulu nomor telepon yang akan dihubungi. Jangan mengangkat pesawat telepon, jika masih mencari nomor telepon yang akan dihubungi.
2.      Perhatikan telepon yang digunakan
Apabila yang digunakan telepon langsung maka langsung memutar nomor yang dikehendaki.
3.      Mendapat sambungan telepon
Ada dua kemungkinan dalam hal ini, langsung diterima penerima atau diterima oleh operator.
4.      Katakan dengan siapa akan berbicara
Katakan dengan jelas siapa yang akan dituju, dan gunakan kata-kata yang sopan dan tepat.
5.      Identifikasi diri atau nama pimpinan dan perusahaan
Melakukan kegiatan ini apabila berbicara dengan orang yang dituju.
6.      Kemukakan maksud menelepon
Apabila saat menelepon langsung berbicara dengan orang yang dituju, maka jangan lupa tanyakan apakah si penerima mempunyai waktu untuk membicarakan masalah yang akan dibicarakan.
7.      Tinggalkan pesan dan ucapkan terima kasih
Apabila tidak bertemu dengan orang yang dituju, maka jangan lupa meninggalkan pesan dan sampaikan terima kasih apabila sudah selesai berbicara.
E.     Etika Bertelepon
Dalam berkomunikasi melalui telepon, ada beberapa etika yang harus dilakukan, diantaranya :
1.      Jangan membicarakan informasi rahasia di telepon. Karena sistem telepon yang kurang bagus, memungkinkan pembicaraan dapat didengar oleh pihak lain.
2.      Jangan berbicara terlalu keras. Atur suara pada saat bertelepon, karena suara yang keras dapat mengganggu ketenangan pimpinan dan karyawan lain.
3.      Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat anda bertelepon.
4.      Batasi pembicaraan pribadi di telepon. Banyak sekretaris yang diberi tanggung jawab untuk mengontrol pemakaian telepon.
5.      Jangan biarkan telepon dalam posisi terbuka sehingga orang di telepon dapat mendengar suara-suara yang ada di kantor. Apabila berada di dalam ruangan tersendiri, maka jangan mengguankan speakerphone.
6.      Jangan memberikan nomor Direct Line pimpinan kepada sembarang orang. Telepon direct pimpinan berlaku, seperti telepon pribadi.

PENUTUP

Kesimpulan
Tugas seorang sekretaris sangat banyak. Salah satunya berkomunikasi yang efektif dengan menggunakan telepon. Dalam berkomunikasi dengan telepon, ada beberapa cara yang harus dilakukan pada saat bertelepon, pada saat menerima telepon dan etika yang harus dilakukan pada saat menggunakan komunikasi melalui telepon.
Seorang sekretaris harus bersikap ramah, berpenampilan menarik, dan terampil dalam berkomunikasi. Selain itu suara yang dipancarkan melalui telepon juga dapat menilai apakah sekretaris itu orang yang ramah atau tidak, melayani dengan senang gembira, apakah sedang dalam emosi.

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

3 komentar:

Unknown mengatakan...

Thank's for the information... it's really help.

Unknown mengatakan...

Cara berkomunikasi sekretaris dengan perusahaan lain dengan baik

LOVELYZ TRILOGY mengatakan...

oke gan
solder uap

Posting Komentar