SEKRETARIS
DALAM ERA INFORMASI GLOBAL
Walaupun kemajuan
teknologi mempermudah banyak tuga sekretaris, akan tetapi dengan semakin
kompleksnya kerja seseorang eksekutif, kebutuhan akan tenaga sekretaris yang
mampu mengantisipasi perkembangan zaman terus meningkat.
Sekretaris yang
kompeten merupakan asset yang sangat berharga bagi seorang eksekutif. Di zaman
ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para eksekutif menjadi sangat
tergantung pada dukungan stafnya untuk mengkontrol sistem yang baru. Ini juga
merupakan undangan bagi para sekretaris untuk meninggalkan kenyamanan yang
sudah dikenal dan kenikmatan masa lalu dan mulai menantang peran mereka yang
telah berubah di tempat kerja dengan antusias.
Era globalisasi
informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang-orang yang
menggeluti profesi sekretais untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar
wawasan bila tidak ingin tenggelam dalam persaingan atau ritinitas pekerjaan.
Walaupun demikian, era informasi ini hendaknya tidak dijadikan ancaman sebab
era ini sebenarnya telah menciptakan kesempatan yang tidak terduga bagi para
sekretaris untuk meningkatkan status pekerjaannya dan pada akhirnya gaji
mereka.
Perubahan-perubahan akibat dari kemajuan
iptek telah terjadi. Kebanyakan dari perubahan-perubahan itu bisa jelas
terlihat, misalnya :
·
Banyak tugas, seperti pembukuan dan
pengetikan, sekarang dikerjakan dengan komputer.
·
Surat-surat di banyak kantor tidak lagi
dikirim dengan jasa pos, ttetapi dengan alat kirim elektronik, seperti mesin faks
atau e-mail.
·
Telepon semakin vital fungsinya.
·
Penelitian tidak lagi terbatas pada
perpustakaan lokal, tetapi dari database yang bersifat nasional.
·
Mencari arsip di kantor-kantor yang
modern, berarti memanggil data dari dokumen yang tersimpan di dalam disket.
Satu keharusan yang
harus dimiliki sekretaris dalam Era Globalisasi Informasi ini adalah kemampuan
untuk bekerja secepatnya terutama dalam menangani informasi-informasi vital.
Demikian juga bagi sekretaris yang tidak begitu tertarik dengan informasi-informasi
baru.
Persiapkan
Masa Depan
Dunia usaha sudah
banyak berubah dalam waktu beberapa bulan saja. Duni usaha juga tidak hanya
dibatasi dengan nusantara, namun juga menapak ke dunia internasional. Masa
depan adalah milik orang-orang yang bisa mengambil peluang baru tanpa
mengabaikan kesempatan yang ada. Masa depan adalah milik mereka yang mampu
memprakarsai gagasan baru dan mengusahakan realisasi atas gagasan-gagasannya.
Beberapa langkah yang
bisa diambil untuk meningkatkan karier sebagai sekretaris, antara lain:
a.
Pendidikan Lanjutan dan Pelatihan
ambil
kesempatan yang diberikan oleh perusahaan untuk mempelajari teknologi atau
sistem baru, misalnya menghadiri seminar, ikut serta dalam program pelatihan
perusahaaan.
b.
Membaca
Bacalah
surat kabar, majalah-majalah terutama mengenai dunia. Jadikan kebiasaan membaca
buku-buku tentang teknologi baru dan jurnal-jurnal perdagangan yang begubungan
langsung dengan bisnis perusahaan. Banyak karier seorang sekretaris mandek
hanya karena kemampuannya terbatas pada kegiatan administrasi rutin saja.
c.
Bergaul dengan kaum profesional
Masuk
ke dalam perkumpulan-perkumpulan yang menawarkan informasi, dukungan,dan
kesempatan pengembangan karier. Saat ini semakin banyak event yang memungkinkan
sekretaris bertemu dengan rekan-rekan seprofesi maupun kalangan bisnis dan
profesional muda.
d.
Tingkatkan efektivitas dan efisiensi
kerja
Bekerja
keras serta giat saja tidaklah cukup. Work
Smart Not Hard, merupakan istilah yang semakin populer di kalangan
eksekutif. Untuk berhasil, harus bisa bekerja lebih cepat dari orang lain dan
menghasilkan lebih banyak dan lebih banyak lagi bagi kemajuan perusahaan.
e.
Kemukakan ide dan bersikaplah proaktif
Dalam persaingan
usaha yang cukup ketat, sekretaris menjadi anggota team manajemen kelas atas
yang sangat diperhitungkan karena ia biasa berada di antara perusahaan. Keadaan
harus bisa dimanfaatkan dengan selalu berpikir lebih dari apa yang diminta.
Bekerja dengan manajemen penentu arah perusahaan memungkinkan suara dan ide
lebih didengar.
Para sekretaris
sekarang diharapkan bukan hanya berpakaian seperti manajer, melainkan juga
berpikir logis, kritis, analitis, pragmatis, kreatif, dan mampu bekerja mandiri
tanpa banyak supervisi sehingga pimpinan tidak segan-segan mendelegasikan
tugasnya secara ekstensif.
Profil
Sekretaris yang berhasil
Belajar tentang bisnis
dan posisi perusahaan merupakan syarat utama, meneruskan pendidikan dan
pelatihan juga merupakan proses yang akan membawa keuntungan nantinya.
Jarang ada sekretaris
yang bekerja terisolir. Mereka harus belajar bagaimana bergaul dengan rekan
kerjanya sehari-hari dan bagaimana mereka menangani aspek-aspek baik dan buruk
yang ada di kantor. Kualitas personal yang penting antara lain :
a. Bekerja
efektif sebagai anggota tim dengan tetap memelihara kemampuan untuk
berinisiatif dan mengelola suatu proyek
dengan mandiri.
b. Bisa
bekerja sama, penuh pengertian, dan tegas dalam berhubungan dengan sesama.
c. Penuh
perhatian terhadap hal-hal kecil dan terus mengembangkan sifat teliti dalam
kerja dan terhadap sesama.
d. Menjunjung
tinggi kerahasiaan dan tuntutan etika di tempat kerja.
e. Ciptakan
kesan pribadi yang baik dan kesan perusahaan yang menyenangkan melalui
penmpilan bisnis dan sikap-sikap positif dan gembira.
f. Lakukan
tugas dengan jujur dan profesional.
g. Berusaha
terus kreatif dan bersikap proaktif.
Kunci untuk berkembang
dalam pekerjaan selanjutnya adalah ambisi dan keinginan sendiri. Pentingnya
pekerjaan hanya pribadi yang dapat merasakannya. Seorang sekretaris eksekutif
bekerja dalam situasi bisnis yang dinamis, tepat di tengah-tengah kesibukan.
Semakin banyak yang diketahui, semakin mampu untuk berkembang dan berfungsi
lebih pada perspektif. Karier sebagai sekretaris itu sendiri penting dan sangat
menyenangkan, tetapi yang lebih menantang lagi adalah bahwa karier ini bisa
menuntun ke posisi eksekutif yang sesungguhnya. Sebagai sekretaris harus
berjalan pada naluri sendiri.
Dibawah ini beberapa
tuntunan untuk berhasil dalam pekerjaan dan kehidupan sekretaris, yaitu :
a.
Kenali diri sendiri
Setelah
memasuki dunia kerja, kita akan memulai menyadari bakat-bakat yang kita
miliki,motivasi, dan nilai-nilai yang kita hargai.
b.
Tetapkan sasaran
Sasaran
hendaknya yang realistis dan mungkin dicapai.
c.
Kejar sasaran-sasaran itu dengan
antusiasme
Antusiasme
merupakan suatu kebiasaan sehingga dapat dibina. Bekerja, yang ternyata berbeda
dengan harapan kita, memang terkadang membosankan dan penuh dengan
masalah-masalah hubungan manusia, dan politik kantor.
d.
Pertimbangkan masak-masak setiap langkah
yang diambil
Pilih salah satu
langkah yang memberikan manfaat terbesar yang mengarahkan ke sasaran terakhir.
Walaupun demikian, jangan takut mengambil resiko. Kesalahan yang banyak dibuat
semakin diperkaya.
0 komentar:
Posting Komentar